Alcances del Sistema - XpertMart el PTE Profesional


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En el diagrama 3.f observamos los elementos básicos con que el PTE XpertMart® cuenta para llevar a cabo su análisis. Dicho de otra manera, son las herramientas que ocuparemos para generar nuestra mina de información.

Al centro del diagrama e igualmente del sistema tenemos el Inventario como el elemento a partir del cual se inicia todo el proceso. Este a su vez esta compuesto por:

Catálogo de Productos.- Formado por la definición de estilos y descripción de artículos, así como su organización en departamentos y su vínculo con proveedores.

Precios y Costos.- Cada producto tiene registrado un costo y uno o varios precios en listas que se mantienen asociadas al Inventario.

Existencias.- Para cada artículo del Catálogo se guarda la disponibilidad de producto en cada una de las tiendas con que cuente la cadena incluyendo la bodega o almacén central.

XpertMart® tiene un esquema de Oficina Central y Tiendas. Aunque esto se verá con detalle posteriormente, es importante recalcar algunos puntos como son las funciones principales que el sistema Central desempeña.

Generar y mantener el inventario y todos sus catálogos. Es la única estación que puede editar su contenido, excepto las existencias. Por seguridad nadie puede editar las cantidades en existencia ni en el sistema central ni en las tiendas. Si deseamos hacer algún cambio, este se hará por medio de un documento de ajuste únicamente en las tiendas, con el garantizamos un registro histórico de todo movimiento y un mayor control sobre la información.

Recopila todos los documentos transaccionales hechos por las tiendas a fin de aplicarlos y tener la misma información que en las tiendas. Al igual que el inventario, ningún documento es editable en XpertMart®, lo cual asegura la integridad y veracidad de la información. Cuando requerimos anular una transacción, se hace con un movimiento contrario al original.

Puede crear Órdenes de Compra para cualquiera de las tiendas o la bodega central.

Es capaz de diseñar y emitir reportes que nos permiten el análisis de la información.

Por su parte los sistemas de Tienda, una vez que han recibido la información creada por el sistema central sobre el Inventario, se encargan de realizar todas las transacciones de las que parte nuestra mina de información y que explicamos brevemente a continuación.

Órdenes de Compra.- Documento por el cual se fincan los pedidos son los Proveedores. No afecta las cantidades en Inventario y nos sirve para planear la recepción anticipadamente. Su uso es opcional.

Recibos.- Con un recibo le damos entrada al Inventario a los productos solicitados en la Órden de Compra. Es un documento indispensable para mantener el control de mercancías recibidas de los proveedores. Sin él no podríamos tener nuestras existencia al día en el inventario.

XpertMart® utiliza el sistema de costos Promedio. En los recibos también se procesan los costos, promediando el costo de lo que se recibe con el costo de lo que ya tenemos en Inventario.

También XpertMart® cuenta con la herramienta Cost Audit la cual conserva el registro detallado de cada entrada incluyendo la fecha, hora, y folio de documento. Esto nos permite saber con exactitud el efecto que cada recepción tuvo sobre los costos.

Traspasos (Hojas de Salida y Entrada).- Todas las tiendas incluyendo la bodega necesitan constantemente transferir mercancías de un lugar a otro para lo cual se usan estos dos documentos. La salida afecta el inventario de la tienda de donde parte el producto y la entrada lo afecta de la tienda destino. La existencia total de la Compañía (suma de todas las tiendas), no cambia, sólo la existencia individual de las tiendas involucradas en el traspaso. Al igual que los recibos, este documento también es indispensable para mantener el control exacto del Inventario.

Facturas.- Con éste documento se registra la venta al consumidor, deduciendo de las existencias de la tienda lo vendido. Al igual que los Recibos y Traspasos este documento también es indispensable para mantener el control exacto del Inventario.

Ajustes.- Como ya se mencionó, estos documentos se utilizan cuando deseamos por alguna razón especial modificar alguna cantidad de existencia en el inventario, dejando un registro preciso del ajuste. Se utiliza también para ajustar el inventario después de un Inventario Físico.

Hojas de Conteo.- Documento auxiliar usado en el Inventario Físico o Inventarios En él registramos el conteo físico de mercancías y aunque directamente no afecta inventario, a través de él se genera el documento de ajuste en caso de haber diferencias.

Kardex (Audit Log).- No es un documento sino una herramienta de garantía de calidad. Todas las transacciones realizadas que afectan el Inventario son registradas en detalle por artículo dentro del Audit Log para los casos de comprobación de la confiabilidad de los datos. También sirve como medio de consulta de existencias en forma histórica.


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