XpertMart (mr) Autodistribution
(Distribución Automática)


El proceso de distribución automática se puede usar para reabastecer las tiendas de una o más bodegas o se puede usar para balancear las existencias entre varias tiendas y/o bodegas.

El módulo de distribución automática de XpertMart tiene como función el distribuir mercancía de la manera más óptima de uno o más inventarios a uno a más inventarios. Se considera una distribución óptima como la distribución que más acerca las existencias en inventario a la cantidad establecida como mínimo (o inventario ideal), esto es evitando hasta dónde es posible el que un artículo esté debajo o arriba de la cantidad establecida como mínimo para cada tienda o bodega.

Además puede distribuir mercancía en prepaquetes (prepacks) predefinidos de un solo estilo y color con varias piezas de un surtido de tallas.


Origen de la Mercancía a Distribuir.

Si se corre distribución automática desde la central entonces se le puede especificar una, varias o todas las tiendas o bodegas como abastecedoras de mercancía.

Si se corre distribución automática desde una remota entonces se entiende que esa tienda o bodega va a ser la que abastece de mercancía.

En todo caso la mercancía en existencia que sea mayor al mínimo en la(s) tienda(s) o bodega(s) especificada(s) será la que está disponible para distribuir.


Destino de la Mercancía a Distribuir

Al correr distribución automática desde la central o remota se le puede especificar una, varias o todas las tiendas o bodegas como receptores de mercancía.


Tipo de Mercancía a Distribuir

Se puede usar el selector de mercancía de XpertMart con su XpertQuery para determinar si se distribuirá todo tipo de mercancía o solo cierto(s) tipo(s) de mercancía.


Criterio de Distribución

Para asegurar que se haga la distribución más óptima, XpertMart (mr) califica cada posible traspaso de un artículo de una tienda o bodega a otra tienda o bodega. La calificación se forma de dos partes. Primero se califica que tanto ayuda a bajar el excedente del inventario de origen y luego se califica que tanto ayuda a subir el inventario del destino a acercarlo o ponerlo en su mínimo. La suma de estas dos partes es la calificación total del traspaso. Si hay más de una opción de origen y/o destino de un traspaso de un cierto artículo entonces se califican todas las posibles combinaciones y se hace el traspaso que tenga la calificación más alta.

Tratándose de traspasos de prepaquetes, se califica cada artículo en el prepaquete y se suman todas las calificaciones de los artículos en el prepaquete y ésta es la calificación que recibe el prepaquete. Al igual que con los artículos individuales se califican los prepaquetes para cada origen y destino posible y se hace el traspaso que tenga la calificación más alta.

El proceso de distribución automática puede recomendar que se rompa un prepaquete y se envíen los artículos individuales a tiendas o bodegas distintas si esto resulta en una distribución más óptima.

Más adelante se explica en detalle el proceso de calificación y se muestra un ejemplo de cómo funciona.


Proceso de Distribución

Primero, si alguna de las tiendas o bodegas de origen de mercancía tiene existencias en prepaquetes (prepacks), se califica si alguno de los prepaquetes (prepacks) cumple los requisitos de distribución de mercancía de cada tienda destino. En la configuración se establece la calificación mínima que es aceptable para enviar todo un prepack a una tienda. Cada prepaquete que cumple el mínimo de calificación de distribución se traspasará a la tienda o bodega destino que de la mayor calificación.

Después de distribuir cualquier mercancía en prepaquetes (prepacks), se pasa a distribuir la mercancía de artículos individuales.

Por cada artículo disponible se envía de y a la tienda o bodega que tenga la calificación más alta que sea mayor a cero obviamente. Esto se hace hasta que no hayan más artículos disponibles que sean requeridos en alguna tienda o bodega.


Método de Distribución

Si la distribución automática se hace desde la central entonces toda la distribución se haría mediante hojas de salida propuestas, que se enviarían vía sincronización a las tiendas o bodegas origen. En las remotas hay la opción de procesar traspasos automáticos que generaría hojas de salida por cada hoja de salida propuesta.

Si la distribución automática se hace desde una remota entonces el usuario podría escoger si se van a hacer hojas propuestas o directamente hojas de salida.


Ejemplo de Calificación y Distribución Automática

Para asegurar que se distribuyan los artículos de dónde más sobran al lugar a dónde más faltan XpertMart califica cada posible traspaso dándole puntos en base a que tanto es el sobre abasto en el lugar de origen y dándole puntos en base a que tanto es la falta en el lugar de destino. Realmente el sistema es muy sencillo. Si en el lugar de origen el artículo tiene tres piezas arriba del mínimo entonces se le dan tres puntos por parte del origen. Si en el lugar de destino el artículo esta cuatro piezas debajo de su mínimo se le dan cuatro puntos por parte del destino. La calificación del posible traspaso sería siete puntos en este caso.

Aquí presentamos una hoja que muestra un ejemplo de una cadena con nueve tiendas, sus existencias y sus mínimos. En la columna de totales pueden apreciar que hay un total de doce faltantes y seis sobrantes. Puede ver en éste primer caso el primer traspaso que se haría, que obtiene una calificación total de siete puntos.


Autodistribution

En esta segunda hoja vemos como quedó el inventario después del primer traspaso y cual es el segundo traspaso que se haría. Se puede apreciar que el traspaso recibe dos puntos por su origen y tres puntos por su destino lo que le da una calificación total de cinco puntos.


Autodistribution

En ésta tercera hoja vemos como quedo el inventario después del segundo traspaso y cual es el tercer traspaso que se haría. Se puede apreciar que el traspaso recibe dos puntos por su origen y dos puntos por su destino lo que le da una calificación total de cuatro puntos.


Autodistribution

En la última hoja vemos como quedaría el inventario después de traspasar todos los sobrantes a los lugares en dónde más hacen falta.


Autodistribution

El resultado de la distribución automática es que ya no queda ningún sobrante de este artículo y quedan solo seis faltantes en vez de doce faltantes que había originalmente.

Toma en cuenta que todo esto se hace para un solo artículo de cierto Estilo / Color / Talla 1 / Talla 2. XpertMart hace esto para los miles de artículos que se llegan a manejar en una cadena.


Calificación de Prepaquetes (Prepacks)

En forma muy similar se califican los Prepaquetes para ver a que destino queda mejor enviarlos. En el caso de Prepaquetes, puede ser que alguno de los artículos en el prepaquete haga que se pase del mínimo a la tienda o bodega destino. En estos casos se le da al artículo una calificación negativa. Si el artículo está exactamente en su mínimo en el lugar de destino y hay un artículo en el prepaquete entonces ese artículo haría que se pase con uno de su mínimo. Por lo tanto se le daría una calificación de menos un punto (-1) a ese artículo. Si el artículo ya está dos arriba de su mínimo en el lugar destino, entonces el artículo en el prepaquete haría que estuviera tres arriba del mínimo. Por lo tanto se le daría una calificación de menos tres (-3).

La calificación total del prepaquete consiste en la suma de las calificaciones de cada uno de los artículos en el prepaquete. Los negativos se suman con los positivos. A final de cuentas varias calificaciones de artículos altas pueden contrarrestar alguna calificación negativa.

El prepaquete que tenga la calificación más alta es el prepaquete que se va a enviar como traspaso. De igual modo se irían enviando los prepaquetes de mayor calificación hasta agotar los prepaquetes disponibles, o agotar los requerimientos de artículos o tener solo prepaquetes cuya calificación es menor a la especificada en la configuración como clasificación mínima para un prepaquete.


Calificación para Romper un Prepaquete (Prepack)

Se pueden dar casos en que los artículos que están en un prepaquete como conjunto harían sobre pasar el nivel de inventario de cualquier tienda en particular y por lo tanto tendría una calificación baja. Después de hacer traspasos automáticos de artículos sueltos (no en prepaquetes) XpertMart puede revisar si convendría romper algún prepaquete para enviar los artículos sueltos a más de una tienda. De igual modo califica cada artículo en el prepaquete y ve cual es la mejor calificación que recibiría cada artículo hacia cualquiera de los puntos de destino. Si se recibe una calificación alta entonces dividiendo el prepaquete va a llenar la necesidad de mercancía de más de una tienda. XpertMart rompería el prepaquete (haciendo un documento de romper prepaquete). A la vez incluiría los artículos en el prepaquete en las hojas de traspaso de artículos sueltos.


Configuración

Hay algunas opciones configurables relativas a la distribución automática. Para modificar estas configuraciones se escoge Configurar / Configurar Estación del menú principal como se puede apreciar en esta gráfica.


Autodistribution

Una vez que abre Configurar Estación debe escoger Autodistribución de lado izquierdo como se aprecia en esta toma de pantalla.


Autodistribution

Las primeras dos opciones son para escoger si se quiere "Usar un sistema de calificación lineal para prepaquetes" o "Usar un sistema de calificación en curva para prepaquetes". Se recomienda que se use el sistema de calificación en curva en vez del lineal. Los ejemplos que se han dado en esta documentación presuponen calificación en curva. Esto significa que si hacen falta tres artículos el primer artículo recibe una calificación de tres. En el sistema lineal no importaría cuantos artículos faltan cada artículo solo recibiría un punto.

La tercera opción es especificar la calificación mínima que debe tener un prepaquete para que se pueda traspasar. La calificación se expresa como un porcentaje. Si un prepaquete tiene 12 artículos entonces si recibe 12 puntos de calificación sería un 100%. Si un prepaquete de 12 artículos solo recibe 9 puntos entonces su calificación sería de 75%.

La cuarta opción se va a implementar a futuro. En este caso no se restan puntos de un artículo traspasado al menos que sobre pase el máximo definido para el artículo en esa tienda.

Por último está la calificación en porcentaje que debe recibir el romper un prepaquete y enviar los artículos sueltos a diversas tiendas. Si los artículos sueltos que están en el prepaquete no llegan a tener en suma esta calificación, entonces XpertMart no recomienda que se rompa el prepaquete.


Operación

Para correr la Distribución Automática se escoge la opción bajo Procesos / Traspasos / Distribución Automática como se ve en esta imagen.


Autodistribution

Las opciones que se despliegan van a variar según si se corre en la Central o en alguna Remota. También van a variar las opciones según si se tiene activado el trabajar con prepaquetes o no. En esta primera ventana de diálogo podemos ver cuáles serían las opciones si se corre en la central y se tiene activado el trabajar con prepaquetes.


Autodistribution

En el caso descrito arriba solo se tiene que escoger si se van a imprimir las hojas al momento de generarlas o no. Luego se escoge si se quieren distribuir artículos sueltos y de la misma forma si se quiere distribuir prepaquetes. La distribución más óptima se va a obtener si se distribuyen a la vez los artículos sueltos y los prepaquetes. Claro en el caso de estar manejando prepaquetes. Si se escogen ambas opciones el sistema por lógica va a buscar distribuir prepaquetes primero y luego artículos sueltos. (Si se distribuyen artículos sueltos primero va a haber menos necesidad de mercancía y va a ser más difícil colocar un prepaquete completo en un lugar para llenar los requisitos sin sobre pasar los mínimos).

En esta segunda ventana de diálogo podemos ver cuales serían las opciones si se corre en una remota y se tiene activado el trabajar con prepaquetes.


Autodistribution

Las primeras tres opciones son iguales a las que ya se comentaron arriba. Después podemos escoger si se quieren romper los Prepaquetes para distribución o no. Esta opción solo está disponible en una remota que lleve inventario de prepaquetes. En la remota podemos escoger si va a generar Hojas de Salida directamente o si va a generar Hojas Propuestas de Salidas. (Como la central no puede generar Hojas de Salida en la central siempre se harán Hojas Propuestas de Salidas).

Después de contestar esta ventana de diálogo inicial, se le va a presentar el Selector de Mercancía para que pueda escoger que mercancía desea distribuir. El Selector de mercancía se ve así:


Autodistribution

Con el selector de mercancía se puede escoger la mercancía en base a Proveedor, Departamento, Líneas, Temporada o cualquier combinación de las tablas de las características de la mercancía. Si desea distribuir todo tipo de mercancía entonces puede dar click en Aceptar. Recuerda, solo va a distribuir mercancía para la que se han fijado niveles mínimos y que el nivel de existencia sea menor a los mínimos. No va a distribuir mercancía de un lugar al menos que esté sobrado, esto es arriba del mínimo especificado.

Si se corre la Distribución Automática desde la central entonces la mercancía puede venir de una o más tiendas. Si está corriendo en la central verá este Selector de Tiendas para escoger de que bodegas o tiendas se va a tomar mercancía para distribuir.


Autodistribution

Puede usar cualquier característica de las tiendas para escoger de que tiendas se va a enviar la mercancía. Si desea enviar mercancía de todas las tiendas (como para balancear el inventario entre todas las tiendas) entonces solo tiene que dar click en Aceptar.

Tanto en central como en remotas se puede escoger a que tiendas se va a distribuir la mercancía. Por lo tanto, la próxima ventana que va a desplegar es un Selector de Tiendas para escoger a que tiendas se va a enviar la mercancía. Se ve este Selector de Tiendas aquí:


Autodistribution

Si desea enviar a todas las tiendas entonces solo tiene que dar click en Aceptar. Si desea distribuir solo a algunas tiendas entonces puede usar el selector de tiendas para escoger a que tiendas. Cabe subrayar que se va a lograr una distribución más óptima si se distribuye a varias tiendas a la vez porque así el sistema considera en dónde hace más falta la mercancía.

El resultado del proceso de Distribución Automática es la creación de Hojas ya sean de Salida o Propuestas de Salida. Si hizo Hojas de Salida en la remota solo hace falta escoger físicamente la mercancía y enviarlo a las tiendas especificadas en las Hojas de Salida.

Si hizo Hojas Propuestas en la central entonces estas hojas se sincronizaran a las remotas. Si se corrió el proceso en la remota entonces las hojas propuestas están allí mismo.

Se pueden ver las hojas propuestas de traspasos bajo Documentos / Traspasos / Hojas Propuestas (U Hojas Propuestas de Prepaquetes). También se puede correr un reporte para ver que hojas propuestas se tienen.

Para hacer un traspaso en base a una Hoja Propuesta de Traspaso abrimos Transacciones / Traspasos / Hojas de Salida. En la parte arriba a la izquierda se ve el campo Número de Hoja Propuesta como se aprecia en esta imagen:


Autodistribution

Al escribir en este campo el número de la Hoja Propuesta el sistema lo va a buscar entre las hojas propuestas. Si lo encuentra va a llenar la Hoja de Salida con todos los datos de la Hoja Propuesta. Entonces tendrá la opción de editar las cantidades, borrar o agregar renglones a su gusto. Claro lo ideal es solo reunir la mercancía indicada para traspasarlo y solo hacer un cambio si no aparece algún artículo especificado en la Hoja Propuesta de Salida.


Fin.




Empresas en México, Guatemala, El Salvador, Panama, Honduras, Paraguay, Colombia y USA diariamente usan nuestro software XpertMart (mr) para sus operaciones de venta al detalle. Atendemos todos los países de Latino América y el Caribe. Disponible en Chile, Venezuela, Uruguay, Argentina y Costa Rica.