Manejo de Direcciones con Base de Datos

Para manejar correctamente una base de datos de clientes se deben manejar en forma estándar los nombres de países, estados, municipios, secciones de las ciudades y códigos postales. (Si es que se usan códigos postales en su país.) Para lograr esta estandarización se usa una base de datos de direcciones. Además a menudo se puede ahorrar tiempo de captura si se usa este tipo de base de datos. Un ejemplo es el poder escribir el código postal y que el sistema extraiga de la base de datos las secciones de la ciudad que corresponden a ese código postal. Una vez que se escoge la sección de la ciudad, el sistema puede agregar a la dirección, la ciudad, el municipio y el estado.

XpertMart te ofrece la opción de usar una base de datos de direcciones. Para usar esta opción en XpertMart lo primero que debe hacer es configurar las opciones que desea usar. Para configurar el uso de direcciones se debe usar la opción Configurar Estación como se aprecia en esta gráfica:





Dentro de las opciones de Configurar Estación se encuentran las opciones de Direcciones. Al seleccionar esta opción de lado izquierdo nos muestra de lado derecho varias opciones como vemos aquí abajo:





Si sus clientes van a ser de más de un país, debe marcar la opción Usar Países. Así puede escribir algo en el campo Paísde Clientes o escoger su contenido vía menús si es que opta por usar la base de datos para direcciones. Si no marca esta opción el sistema pondrá en el campo País de cada registro nuevo de clientes el país que tiene el ID = 1 en el catálogo de Países.

La parte más básica y fácil de estandarizar de una dirección so los estados. Si quiere que todos sean iguales puede usar el catálogo de Estados y escoger siempre el estado desde un menú. Si desea usar un menú para escoger el estado, marque esta opción.

En países que usan un código postal, se puede cargar una base de datos de todos los códigos postales y su respectivos estados, municipios, ciudades y secciones de ciudad. Con esta opción al poner simplemente el código postal, el sistema puede usar la base de datos para llenar todos estos campos que se desean.

NOTA: Más adelante se explica como cargar la base de datos de direcciones y como se obtiene los datos de la dirección partiendo del código postal.

Además en los países que usan códigos postales, se puede hacer la operación al revés, esto es escoger las partes importantes de la dirección desde la base de datos y con estos datos obtener el código postal. Si desea usar la base de datos para obtener el código postal debe marcar esta opción.

NOTA: Más adelante se explica como obtener el código postal en base a la dirección.

Si va a usar la base de datos para cargar las direcciones, entonces puede escribir el municipio en el tercer renglón de la dirección. Si desea usar esta opción debe marcarlo aquí. (Esta opción solo funciona cuando se usa alguna de las opciones de la base de datos de direcciones como obtener la dirección partiendo del código postal, o obtener el código postal partiendo de la dirección.

De igual modo, si va a usar la base de datos para cargar las direcciones, entonces puede escribir la sección de la ciudad en el segundo renglón de la dirección. Si desea usar esta opción debe marcarlo aquí. (Esta opción solo funciona cuando se usa alguna de las opciones de la base de datos de direcciones como obtener la dirección partiendo del código postal, o obtener el código postal partiendo de la dirección.

Normalmente todo una zona postal, o la zona que corresponde al Código Postal, tiene el mismo Lada telefónica. Si desea puede también obtener el Lada telefónica de la base de datos de direcciones. Si desea usar el Lada para cualquiera de los teléfonos del cliente basta con marcar en unos de estos tres opciones para poner el lada en el: Teléfono de Casa, Celular o Teléfono de Oficina.

La última opción es "Limitar direcciones a la base de datos de direcciones". Si marca esta opción los campos como ciudad y quizás el segundo y tercer renglón de la dirección sólo se podrán llenar con el contenido en la base de datos. Esto sería usando alguna de las opciones de la base de datos de direcciones como obtener la dirección partiendo del código postal, o obtener el código postal partiendo de la dirección. No podrá editar los campos directamente. (El que el segundo y tercer renglón sea editables o no depende de las configuraciones anteriores.)

Aquí se puede apreciar como se ver el catálogo de clientes si uno opta por usar el menú de estados:



Al dar click en el menú de estados se despliegan los estados disponibles. Cada estado esta ya ligado a cierto país y no es necesario escoger el país.




Obtener Dirección Desde el Código Postal

Si escoge obtener la dirección desde el Código Postal, al escribir un código postal, el sistema va a revisar si hay más de una dirección que usa este código postal. Si solo hay una dirección que usa este Código Postal sin preguntar otra cosa, se llenarán los campos de País, Estado, Municipio y Sección de la Ciudad que corresponden a este Código Postal.

NOTA: "Dirección" aquí corresponde a una combinación de País, Estado, Municipio y Sección de la Ciudad. No incluye la calle o el número de la calle.

Si el sistema ve que hay más de una combinación de País, Estado, Municipio y Sección de la Ciudad que usan el Código Postal que escribió el sistema desplegará un menú con todas las posibles combinaciones para que escoja desde allí la que corresponde. Este menú se puede aprecia aquí abajo.


Al dar click en el menú se mostrarán todas las combinaciones disponibles como se aprecia aquí abajo:


Si por último el código postal que escogió no existe en la base de datos de direcciones, el sistema no hará nada, ni marcará un mensaje de error.

NOTA: En los procesos de direcciones en dónde el sistema le presenta menús para que escoja, estos menús son un proceso independiente a la ventana del catálogo de clientes. Si no da respuesta a los mensajes, obviamente no va a terminar el proceso de fijar los datos de la dirección.

Obtener Código Postal Desde la Dirección

Si escoge "Obtener Código Postal Desde la Dirección" entonces al escoger el Estado desde el menú (o al escribir el estado o país si es que no usa el menú) le va a aparecer este menú para escoger el municipio de la dirección:



Al dar click en el menú le aparecerán los municipios que hay en el estado que ya escogió o escribió.



Si en el estado que escogió no existen municipios entonces se brincaría este paso. Este caso se puede dar si en su base de datos de direcciones, solo se usan ciudades ligados a los estados y no municipios.

Una vez que escoge el municipio si hay más de una ciudad en el municipio le va a aparecer este menú.



NOTA: El no estar en una ciudad, cuenta como una de las opciones de ciudad. Por lo tanto si hay direcciones en el municipio que no pertenezcan a una ciudad y otros que si pertenecen a una ciudad será necesario escoger entre la "no ciudad" y la ciudad o ciudades.

Si da click en el menú le va a desplegar las opciones como se aprecia en esta gráfica:


En este caso el primer espacio totalmente en blanco corresponde a una "no ciudad", esto es a una dirección sin ciudad. Se puede escoger esta opción o alguna de las ciudades que se muestran.
Si solo hay una opción de ciudad (o "no ciudad") para el municipio, entonces no aparecerá el menú para escoger la ciudad.
Después de esto, si hay más de una Sección de Ciudad en esta combinación de País, Estado, Municipio y Ciudad aparecerá la siguiente ventana:


En esta ventana puede escoger la sección de la ciudad que corresponde al domicilio. Si da click en el menú aparecerán las secciones de ciudad como se ve en esta imágen:


Catálogos de Direcciones

Como se menciono al principio, para poder manejar estas funciones automáticas de direcciones y códigos postales hace falta una base de datos de direcciones. Esta base de datos esta contenido en siete catálogos interrelacionados entre si. Los siete catálogos son: Países, Estados, Municipios, Ciudades, Secciones Ciudad, Códigos Postales y Ladas como se puede apreciar en esta gráfica que muestra como abrir cualquiera de estos catálogos.



Normalmente no se va a capturar el contenido de todos estos catálogos de direcciones en forma manual. Lo más usual es que se compre una base de datos con estos datos. Por lo tanto se puede aprecia en la gráfica de arriba existe la opción Importar Direcciones que permite importar a estos catálogos toda la información de direcciones que se necesitan.
Si escoge la opción de importación le aparece esta ventana en la cual le puede indicar en dónde se encuentra el archivo que tiene la información de las direcciones a importar:

El archivo con las direcciones debe estar en formato CSV (Comma Separated Values o Valores Separados por Comas). Debe tener las siguientes columnas como se ve en esta muestra:

El primer renglón es sólo de títulos y se debe remover antes de hacer la importación. Visto en una hoja de cálculo se aprecian asi las columnas:


Si no desea usar alguna de las columnas o datos en su base de datos de direcciones de todas maneras es necesario incluir la columna en el archivo de importación. Cualquier columna se puede quedar en blanco si lo desea.
Nota: En algunas hojas de cálculo si una columna esta vacía, no se incluye en el archivo CSV que se genera. Es importante revisar su archivo CSV con un editor de texto y asegurar que todas las columnas están allí aún cuando los quiere vacíos.

Una vez que escoge correr el proceso de importación le va a aparecer una ventana como esta de abajo, que le irá indicando el progreso de la importación.


Si desea consultar o editar el catálogo de Países lo puede abrir usando esta opción del menú:


Una vez que escoge ver el catalogo de países lo verá abrir así:


Como puede apreciar el catálogo de países sólo contiene una columna que es el nombre del país.
Si desea consultar o editar el catálogo de Estados lo puede abrir usando esta opción del menú:


Una vez que escoge ver el catalogo de estados lo verá abrir así:


Como puede apreciar el catálogo de países tiene el campo de estado ligado a un país.
Si desea consultar o editar el catálogo de municipios lo puede abrir usando esta opción del menú:


Una vez que escoge ver el catalogo de municipios lo verá abrir así:


Como puede apreciar el catálogo de municipios contiene un campo que es el nombre del municipio a la vez, esta ligado a un estado.
Si desea consultar o editar el catálogo de ciudades lo puede abrir usando esta opción del menú:


Una vez que escoge ver el catalogo de ciudades lo verá abrir así:


Como puede apreciar el catálogo de ciudades contiene un campo que es el nombre de la ciudad a la vez, esta ligado a un municipio.
Si desea consultar o editar el catálogo de Secciones de Ciudad lo puede abrir usando esta opción del menú:


Una vez que escoge ver el catalogo de secciones de ciudad lo verá abrir así:


Como puede apreciar el catálogo de secciones de ciudad contiene una columna que es el nombre de la sección de la ciudad. Además esta ligado a una ciudad y a un código postal.
Si desea consultar o editar el catálogo de Códigos Postales lo puede abrir usando esta opción del menú:


Una vez que escoge ver el catalogo de Códigos Postales lo verá abrir así:


Como puede apreciar el catálogo de códigos postales sólo contiene una campo que es el código postal. A la vez esta ligado a un Lada telefónico.
Si desea consultar o editar el catálogo de Ladas lo puede abrir usando esta opción del menú:


Una vez que escoge ver el catalogo de Ladas lo verá abrir así:


Como puede apreciar el catálogo de Ladas sólo contiene una campo que es el número del Lada o código de área.

fin.

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