Hojas Correctivas de Traspasos

Las Hojas de Salida y Entrada por traspaso afectan el inventario y sus movimientos quedan registrados en el Kardex. Además en la central el proceso XpertMatch(mr) revisa que por cada Hoja de Salida haya una Hoja de Entrada con los mismos artículos en las mismas cantidades. Por estas razones si se comete un error en una Hoja de Salida o Entrada por traspaso, es necesario corregir esta hoja. Para hacer esto XpertMart le permite hacer Hojas Correctivas de Traspasos. Siguiendo las políticas de transacciones de XpertMart, esta hoja correctiva se debe hacer en la misma tienda o bodega en dónde se cometió el error.

Se ha diseñado la captura y manejo de Hojas Correctivas procurando minimizar errores y complicaciones en la corrección de errores de traspaso.

Para hacer una Hoja Correctiva de traspasos se escoge del menú de XpertMart bajo Transacciones la opción Traspasos y allí se escoge Hojas Correctivas como se puede apreciar en esta imagen:

HojasCorrectivasMenu

Una vez que escoja esta opción le va a aparecer esta ventana para que le indique al sistema que hoja es la que desea corregir:

HojasCorrectivasQueHoja

Aquí solo es necesario indicar si la hoja a corregirse es Hoja de Salida u Hoja de Entrada y cual es su número de hoja. Esto representa un filtro para la calidad de la información porque solo se va a permitir hacer Hojas Correctivas para hojas que en si existan.

Una vez que haya puesto aqui estos dos datos le da "Si" y el sistema va a buscar la hoja que le indicamos. Si no encuentra esa hoja nos va a desplegar el siguiente mensaje:

HojasCorrectivasNoExiste

Si el sistema encuentra la hoja que indico como la hoja que quería corregir entonces va a leer todos los datos de esta hoja y presentar la pantalla de Hoja Correctiva como se muestra en esta gráfica:

HojasCorrectivasPantalla

Aunque esta pantalla se parece mucho a la pantalla en dónde haríamos una Hoja de Salida o Entrada hay algunas diferencias importantes que debemos notar. En primer lugar no se puede editar nada de la información arriba de la sección de detalle. Toda esta información se toma de la hoja que se busca corregir. En el área de notas abajo, el sistema ya hizo la anotación de que este es una nota correctiva y cual es la hoja que corrige.
Algo que cambia bastante es el área de detalles. Ya estan en esta hoja todas los renglones y artículos que había en la hoja que deseamos corregir. Estos renglones no se pueden eliminar, pero si podemos agregar renglones adicionales con más artículos. Tambien podemos observar que hay unas columnas adicionales en dónde normalmente solo esta la cantidad de cada artículo. Esto se aprecia en esta imágen:

HojasCorrectivasCantidades

En la columna Origin. (de original) el sistema ha puesto la cantidad que había en la hoja que pedimos corregir. No podemos editar esta columna y como tampoco podemos eliminar el renglón siempre va estar aqui esta cantidad para nuestra información. Luego esta la columna Cant. (de cantidad). Aqui el sistema también pone la cantidad que había en la hoja que pedimos corregir, pero si podemos editar esta columna. Si un artículo o renglón no debía ir en la hoja original basta con poner en esta columna de cantidad un zero para deshacer su efecto.  A la derecha hay una tercer columna relacionada que es Cambio y aqui el sistema va a calcular la diferencia entre la cantidad original en la hoja y la cantidad que capturamos en la columna de cantidad.

Solo tiene que editar la cantidad de cualquier renglón que estuvo mal capturado o agregar algún renglón que haya faltado para corregir la hoja original.

Debemos aclarar que el sistema no va a cambiar la hoja original, sino que va a hacer precisamente una hoja correctiva con las cantidades en la columna de cambio. La suma de esta hoja correctiva y la hoja original van a representar la cantidad correcta del traspaso. Si por error se hizo una hoja completa que no se debía haber hecho, solo es necesario poner ceros en todas los espacios de cantidad y tendrá el efecto de cancelar el efecto de la hoja original.

Si en algún momento decidimos que no queremos hacer una corrección a la hoja de traspaso que seleccionamos, basta dar click en F2 u oprimir F2 para salir sin afectar el documento original. Esto es para no hacer la hoja correctiva.

Una vez que hayamos hecho todos los cambios que queremos, damos click en F12 u oprimimos F12 para imprimir la hoja correctiva y afectar el inventario y Kardex con los cambios.

Al darle F12, se borra la ventana de Hojas Correctivas. Esto porque solo se van a hacer hojas correctivas sobre hojas específicas y por control de la calidad de la información no nos va a permitir capturar hojas correctivas independientes.

Bajo Documentos Traspasos podemos escoger si queremos ver Hojas de Salida, Entrada, Correctivas de Salida o Correctivas de Entradas. Pero si damos "click" en el botón de ver todos los registros, vamos a ver todos los tipos de hojas.

NOTA: Para que este esquema funcione debe agregar cuatro registros al Catálogo de Tipos de Hojas. El contenido de estos registros debe ser según su número de ID los siguientes:

SLIPTYPES_ID

SLIPTYPES


Hoja de Salida

1

Hoja de Entrada

2

Correctiva Salida

3

Correctiva Entrada

4


Además en el Catálogo de Tipos de Documentos necesitamos agregar los siguientes registros para ver en el Kardex y reportes los movimientos de hojas correctivas. Los registros a agregar son los siguientes:

DOCUMENTTYPES_ID

DOCUMENTTYPES


12

Correctiva Salida

13

Correctiva Entrada




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