Mínimos y Máximos


XpertMart (mr) tiene la función no solo de llevar la cuenta de lo que existe en inventario en todo momento, sino le da herramientas para saber que es lo que debe tener en inventario en cada uno de sus tiendas. Además tiene herramientas para lograr el inventario óptimo en cada lugar por medio de reabastos automáticos, balanceos automáticos y pedido automáticos.



XpertMart (mr) utiliza mínimos y máximos para mostrar las existencias óptimas de inventario. Se usan los mínimos para las operaciones de distribución de mercancía dentro de la cadena y los máximos para compras de mercancía a los proveedores.



Los mínimos y máximos se pueden ver y modificar en el catálogo de Min/Max que se abre bajo los Catálogos - Inventario como se puede apreciar en este gráfica:





Una vez que se abre el catálogo de Min/Max se ve esta ventana:





Como se puede apreciar hay un registro de Min/Max para cada combinación de artículo - tienda. Se puede buscar cualquier artículo en cualquier tienda y saber cual es su mínimo y su máximo. A la vez en el campo de Cantidad se ve lo que hay en existencia en este momento del artículo en esa tienda.



Dentro del los botones del catálogo existe el botón matricial que se ve como esto:  


Al dar clic en este botón, se despliega una matriz que muestra para cada artículo su existencia, máximo y mínimo como se aprecia aquí:





Es muy común que una tienda tenga al menos 10,000 diferentes artículos en su catálogo. Si en una cadena tenemos 10 tiendas entonces tenemos que hacer 100,000 decisiones de política de abasto.  (10,000 artículos por 10 tiendas = 100,000).  Para concretar esto con un ejemplo necesitamos decidir cuantas pares del estilo 1024 Primavera en color café en talla 24.5 queremos tener en la tienda 8. ¿Queremos tener 3, 1 o cero? Este tipo de decisión se tiene que repetir 100,000 veces y debe revisare cada dos o tres meses.



XpertMart (mr) tiene una herramienta que le permite calcular los mínimos en máximos en base a las ventas que ha habido en cierto periodo. Para usar esta herramienta para calcular mínimos lo escoge en los menús bajo Procesos - Minimos Maximos - Calcular Minimos como se aprecia aquí:





Al escoger la opción le aparece una ventana en la que se deben poner los parámetros para los mínimos que va a calcular. Aquí se ve la ventana de parámetros:





El primer parámetro es el rango de fechas que se va a analizar. XpertMart (mr) va contar exactamente cuantas unidades se vendieron de cada artículo en cada tienda durante este periodo. El rango de fechas que escoge es sumamente importante. Normalmente entre más tiempo analiza van a ser más representativo las ventas. Pero si solo tiene una semana de ventas de ciertos artículos, debe usar estos días para ver la tendencia de ventas.  Por otro lado, ciertos artículos se van a vender más en ciertas temporadas. Por lo tanto es el usuario que tiene que usar sus conocimientos del comercio al detalle para utilizar las fechas más propias para fijar los mínimos y máximos en el inventario.



El segundo parámetro es un factor por el cual se van a multiplicar las ventas del periodo. Este factor es tipo decimal y puede ser desde una fracción como 0.25 que tendría el efecto de dividir las ventas o un número mayor a 1.0 que tendría un efecto de multiplicar las ventas. El objetivo es fijar la cantidad de días de inventario que desea tener en inventario. "Días de inventario" son los días de venta que se cubrían con el comportamiento de ventas que se observaron.



NOTA: Los días de inventario están ligados a las rotaciones de inventario. Si quieres lograr cuatro vueltas al inventario, entonces no debes tener más de 91 días de inventario. (365 días entre 4 vueltas = 91.25 días.)



El tercer parámetro es el limite inferior. El limite inferior es la cantidad que se quiere tener en inventario aún cuando no haya historial de ventas. Se puede querrer una existencia base en inventario aún cuando no hay ventas por servicio al cliente o porque se empieza apenas a vender y no se tiene un historial de ventas suficiente.



El último parámetro es el limite superior. El limite superior es el máximo de piezas que se quiere tener de un mismo artículo sin importar cuantas sean las ventas. Si el limite superior es cero se toma como que no hay limite a la cantidad de artículos que se pueden tener.



Una vez que haya capturado los parámetros XpertMart (mr) le va a presentar el XpertQuery (mr) con el selector de mercancía como se aprecia en esta ventana:





El selector de mercancía ya tiene todas las tablas en ella que tienen que ver con la mercancía para que se pueda seleccionar cualquier criterio de selección o exclusión (por ejemplo la línea no es damas). Se va a analizar las ventas y fijar los mínimos solo de la mercancía que cumple el criterio que define en el selector de mercancía. Si no pone ningún criterio entonces se analizarán las ventas y se fijarán los mínimos para toda la mercancía. Esto es importante porque quizás va a haber criterios diferentes para mínimos según el tipo de mercancía.



Cuando da clic en aceptar las condiciones de selección de mercancía XpertMart (mr) le presenta en seguida otro XpertQuery (mr) pero ahora cargado con todas las tablas que tienen que ver con las tiendas. Esto se aprecia aquí:





Dentro del selector de tiendas, puede establecer criterios de selección o exclusión de tiendas para las que se fijarán los mínimos. Para esto están las tablas de tiendas, cadenas de tiendas, categorías de tiendas y regiones de tiendas.



Una vez que da aceptar en el selector de tiendas, el sistema va a empezar a calcular los mínimos. El primer paso es escoger la mercancía. Mientras escoge la mercancía va a presentar esta barra de aviso:





El siguiente paso del proceso es el analizar las ventas. Mientras se analizan las ventas se presenta esta barra de aviso:





Después va a actualizar los mínimos que ha calculado los va a actualizar. Al hacer este proceso presenta esta barra informativa para que se conozca el avance que tiene.





Además de guardar los mínimos en el catálogo de mínimos, XpertMart (mr) guarda un registro de los parámetros o criterios que usó para calcular cada mínimo. Estos lo guarda en el catálogo de Parámetros de Mínimos. Para abrir el catálogo de mínimos se escoge la opción bajo el menú de inventario como se puede apreciar en esta gráfica:





Al escoger esta opción se presenta el catálogo de Parámetros de Mínimos como se aprecia en esta imagen:



Va a existir un registro para cada combinación de articulo tienda para la cual la herramienta de XpertMart ha fijado los mínimos o máximos. El propósito de este catálogo es mostrar los criterios con las cuales se fijo el mínimo de un artículo en una tienda. Cada vez que cambia el mínimo se va a sobre escribir el registro previo con el nuevo.



El catálogo también tiene el botón matricial. Al dar clic en este botón nos despliega en forma matricial los mínimos como se aprecia en esta gráfica:





Máximos



La herramienta para fijar los máximos funciona exactamente igual que la herramienta para fija mínimos. Solo que se fijan máximos en vez de mínimos y se guardan los parámetros en el catálogo de Parámetros de Máximos. Por esta razón no se documenta por separado.



Recomendaciones



Como XpertMart (mr) sobre escribe los mínimos anteriores con los más nuevos, se les recomienda fijar los mínimos generales primero para toda la mercancía en todas las tiendas. Luego deben fijar los mínimos para los casos más generales y al último los casos muy específicos.



Por ejemplo quizás en general quieren analizar los últimos 90 días de venta y multiplicarlo por 0.66 para tener unos 60 días de venta en las tiendas como mínimo. Correrían este proceso sin condiciones en el selector de mercancía. Entonces fijarían estos mínimos primero.



Digamos además que hay unos nuevos productos del proveedor  XYZ que apenas manejan hace 30 días. En este caso corren el proceso de mínimos y analizan los últimos 30 días de ventas multiplicándo por 2.0 para tener también 60 días de venta. Usarían en el selector de mercancía la condición "Donde el proveedor es igual a XYZ".



Supongamos que dentro de estos nuevos productos hay unos calcetines X de las que se quieren tener 45 días de existencia. Correrían el proceso de nuevo, analizando 30 días de venta y multiplicándolo por 1.5 para tener los 45 días. En el selector de mercancía pondrían la condición "Donde el proveedor es igual a XYZ y el Estilo es igual calcetines X".



Precisamente el catálogo de parámetros de mínimos existe para luego recordarte que criterio se uso para cada artículo.



Fin.






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