Permisos Tiendas y Folios Fiscales



En algunos países las autoridades fiscales deben extender permisos oficiales para los folios de los documentos de ventas. XpertMart (mr) permite manejar esto mediante su módulo de Permisos Tiendas y sus Folios Fiscales.



Los folios fiscales son totalmente independiente de nuestros folios "internos" de XpertMart. Puedes vender con el folio fiscal AA  1 como folio fiscal y XpertMart puede usar su folio interno  10001433. Como nuestros folios no tienen validez oficial si no que los folios fiscales con los folios oficiales, las autoridades fiscales no tienen porque exigir nada al respecto de nuestros folios internos. Nuestro folio de Xpertmart es un folio netamente de uso interno.



Lo primero que debe hacer si quiere usar folios fiscales es seleccionar esta opción en configuración. Entras a Configurar Estación escogiendo la opción del menú como se aprecia en esta gráfica:





Una vez que escoges esta opción se va a abrir la ventana de configurar estación como se aprecia en esta gráfica:





En configurar estación debes escoger Información de la Estación" de lado izquierdo. Allí hay una opción que dice Usar folios fiscales, vas a marcar esa opción.



Aparte hay una opción que  dice "Esconder folios normales" si marcas esa opción no se van a ver en pantalla los folios normales de XpertMart. Esto lo marcas o no dependiendo del requisito de las autoridades fiscales, esto es si ellos permiten ver nuestro folio interno o no.



Al recibir permisos o autorizaciones de las autoridades fiscales para poder usar ciertos folios para los documentos de venta se deben capturar estos permisos en el catálogo de permisos tiendas. Para abrir el catálogo de permisos tiendas debe escoger en el menú principal de XpertMart las opciones de Catálogos - Tiendas y luego Permisos Tiendas como se aprecia en esta toma de pantalla:





Una vez que escojas esta opción se ve el Catalogo Permisos Tiendas como se puede ver en esta imagen:





Esta es una explicación de cada uno de los campos del catálogo de Permisos tiendas.



En el campo Permiso se coloca el número o  nombre del permiso o autorización recibida. (por ejemplo: 2005-1-1-123)


En el campo de tienda se escoge para que tienda es este permiso.



En el campo Tipo Factura se debe seleccionar para que tipo de factura es el que autoriza el permiso. Se entiende que debe haber un permiso por cada tipo de factura..



En el espacio Fecha Permiso se coloca la fecha del permiso.



La serie que corresponde a los folios autorizados se coloca en el campo Serie. La serie es alfanumérico así que puede ser letras, puede ser números o una combinación de ambas.



En el espacio que De se pone el folio inicial o el primer número de factura autorizado para este permiso.



En el espacio que A se pone el folio final o el último número de factura autorizado para este permiso.



Como siempre puede poner cualquier nota que desea en el espacio de notas.



XpertMart (mr) va a revisar que no se usen los mismos folios para las misma combinación de A) Tienda, B) Tipo de Factura o C) Serie. Esto se no se permite reutilizar ningún número de folio en una tienda, tipo de factura y serie. Si al capturar un nuevo permisos XpertMart (mr) detecta que el mismo folio se esta tratando de volver a asignar para la misma tienda, tipo de factura y serie, te va a dar este mensaje:





Cuando aparece este mensaje XpertMart (mr) no va a permitir guardar este permiso de tienda. Debe corregir los datos del permiso para poderlo salvar como un permiso nuevo.



En un ambiente de multi-tiendas, el contenido del catálogo de Permisos Tiendas se envía mediante la sincronización a todas las tiendas.



Si en la tienda se ha configurado el sistema para usar folios fiscales entonces el sistema va a revisar si hay un folio fiscal autorizado para el tipo de factura que se pretende usar. Si no tienes folios fiscales autorizados para tipo de facturas ID = 1, te avisa al entrar a ventas.



Al entrar a módulo de ventas si no hay folios autorizados nos va a dar este mensaje:





Pero te deja entrar. Puedes llenar la factura, pero si no tienes un folio fiscal autorizado no te deja actualizar la factura o imprimirlo. Se para en seco.



Al estar vendiendo cuando se llega a la ultima factura autorizada por un permiso tienda XpertMart (mr) automáticamente va a cambiar el estatus del permiso tienda de activo a inactivo al momento de imprimir la ultima factura autorizada.



XpertMart (mr) va a ver si ya hay otro permiso tienda que pueda usar para seguir vendiendo. Si es así automáticamente empezará a usar la nueva serie y folios. Si por el contrario al agotar los folios de un permiso tienda XpertMart ve que no hay más permisos entonces va a dar el siguiente mensaje:





Después de ver este mensaje, puedes llenar la factura, pero si no tienes un folio fiscal autorizado no te deja actualizar la factura o imprimirlo. Se para en seco.



En la pantalla de facturación y documentos facturas vamos a ver unos campos adicionales cuando estamos usando folios fiscales. Esto se puede apreciar en esta imagen:





Se puede ver el espacio de la Serie Fiscal y del Num. Fiscal. En este ejemplo se ve también el folio interno de XpertMart (mr). Si no quieren se vea este folio se escoge la opción de esconderlo como se menciona arriba en la configuración.


Al imprimir un documento de ventas se envían todos los datos del permiso de la tienda y el folio fiscal al driver para usarlos en la impresión. Todo lo que saca la impresión del driver lo extrae del modulo de catálogos permisos tiendas. Como se diseñan a la medida los drivers de impresión estos pueden colocar la información al gusto del cliente.

NOTA; Se recomienda que no le pidan a las autoridades fiscales series que correspondan a los números de tienda. Es preferible que den otras series, inclusive con letras. Lo peor sería que alguien tratara que los folios que asigna el la autoridad fiscal, sobre el que no tenemos control, coincidan con nuestros folios internos sobre los que si tenemos control.



Fin.




Empresas en México, Guatemala, El Salvador, Panama, Honduras, Paraguay, Colombia y USA diariamente usan nuestro software XpertMart (mr) para sus operaciones de venta al detalle. Atendemos todos los países de Latino América y el Caribe. Disponible en Chile, Venezuela, Uruguay, Argentina y Costa Rica.