ALCANCES DEL SISTEMA

Tema

1. Control de Inventarios VS. Punto de Venta.

2. Los sistemas de Control de Inventarios.

3. El Flujo del �xito.

4. XpertMart® el PTE Profesional.

5. Esquema de Control de XpertMart®.

6. Sincronizaci�n.

 

1. Control de inventarios VS. Punto de Venta

 

En el mercado del Software ha existido durante mucho tiempo una vertiente de programas asociados con el comercio al detalle llamada "Punto de Venta" o PDV. Estos normalmente permiten al usuario realizar actividades parecidas a las de una caja registradora, pero desde una computadora, tales como la emisi�n de recibos y control de la venta. Algunos de ellos son mas sofisticados que otros aunque al final todos resultan ser muy limitados pues no proporcionan mas informaci�n que la que se obtiene del registro de las ventas.

 

Por otro lado existen los sistemas de Control de Inventarios los cuales pueden hacer lo que un PDV y complementariamente, otras funciones mas desarrolladas como son consulta de existencias, control de clientes, traslados de mercanc�a, ordenes de compra, control de proveedores etc.

 

�Cu�l ser�a la ventaja de adquirir un sistema u otro?. Partamos del siguiente ejemplo. Si consideramos que la venta promedio de cierto comercio es de $10,000 pesos y que en promedio ese comercio cuenta con inventarios suficientes para cubrir su demanda por espacio de 60 d�as, el resultado del valor de su inventario en base al ejemplo ser�a equivalente a $600,000 pesos. Ahora la pregunta inicial se torna mas concreta �qu� nos conviene mas? controlar la venta diaria de $10,000 o un inventario que vale $600,000.

 

La respuesta mas obvia ser�a que el control del inventario es mas importante que s�lo controlar la venta. Pero a�n mas importante que controlar el inventario, es controlar la informaci�n. Esta premisa es la base principal de cualquier tipo de control que deseemos implementar en un negocio.

 

XpertMart® va mucho mas all� que el PDV mas avanzado y que los sistemas mas elaborados de control de inventarios ya que aparte de ser tecnol�gicamente superior, es mas un Sistema de Gesti�n de la Informaci�n estrat�gica, proporcion�ndonos los datos precisos en el momento preciso para la mejor toma de decisiones y por lo tanto tener un control absoluto de nuestra empresa. Mas adelante retomaremos este concepto cuando hablemos del flujo del �xito.

 

2. Los Sistemas de Control de Inventarios

 

Hablando espec�ficamente de los sistemas de control de inventarios, tenemos que existen en funci�n a su grado de sofisticaci�n tres tipos (Ver diagrama 3.a):

T�pico: Es la forma mas sencilla y rudimentaria de llevarlo. Encargado casi siempre al departamento de contabilidad, este contabiliza el valor del inventario para el fin del mes pasado, entre los primeros 15 d�as de cada mes contando sus existencias, sumando sus ventas y restando las compras. Este sistema es te�rico, maneja informaci�n atrasada y su utilidad es contable pero no comercial.

 

B�sico: Es un tipo de control un poco mas completo pero que sigue presentando muchas desventajas. Normalmente se lleva en alg�n programa de Hoja de C�lculo (Excel, Lotus, Sinphony). Tambi�n reporta �nicamente valores para el fin del mes. Ya hace la diferenciaci�n entre tienda, estilo, talla, color y tiene un retraso menor en su elaboraci�n. Sigue siendo mas �til contablemente que a nivel comercial.

 

Experto: Es realmente �til a nivel comercial y no solamente contable. Se basa en datos reales y actualizados al momento. Su mayor importancia radica en que nos permite contestar las preguntas �Qu� tengo? y �Qu� debo de tener? con detalle de tienda, estilo, talla y color.

Para hacerlo mas claro, si tomamos como ejemplo una cadena de 130 tiendas con 10,000 productos en inventarios c/u estamos hablando que hay que tomar 1,300,000 decisiones de pol�tica de abasto. Con un esquema de sistema T�pico o B�sico es pr�cticamente imposible.

XpertMart® fue dise�ado bajo el esquema Avanzado de Control de Inventario y es con el �nico que podr�amos afrontar oportuna y certeramente los requerimientos del ejemplo.

 

 

 

 

 

3. El Flujo del Exito

 

El flujo del �xito es un concepto desarrollado a partir de la experiencia con XpertMart® que nos se�ala claramente en que parte del proceso comercial radica el �xito de la empresa y la interrelaci�n que guardan entre si los diferentes elementos que lo componen (Ver diagrama 3.b).

 

En el proceso comercial las existencias en inventario generan que pueda producirse la venta y esta a su vez produce que contemos con informaci�n necesaria para resurtir nuestro inventario. Esta estrecha relaci�n de interdependencia, es lo que mueve el comercio en el mundo y la falta de un elemento impedir�a que se pudiera completar el ciclo, por ejemplo, no podr�amos efectuar la venta si no tuvi�ramos existencias, y no sabr�amos que comprar si no sabemos que es lo que se vende. Esto nos remite nuevamente al concepto previamente visto en los sistemas expertos que nos resuelven las preguntas claves �Qu� tengo? y �Qu� debo de tener? sin embargo debemos tener muy presente que estas dos preguntas s�lo se contestan si contamos con la adecuada Informaci�n. Es por esto que decidimos llamarle el Flujo del �xito, porque en la informaci�n y su adecuado flujo, reside la parte medular para que nuestra empresa tenga el m�ximo beneficio a partir del control total del proceso de venta.

As� es entonces como surge el concepto con el  que nos referiremos a XpertMart® constantemente que es el Punto de Toma de Estad�sticas o PTE. Este consiste en que en el punto de venta adem�s de cerrar la operaci�n, se esta generando la base de la informaci�n estad�stica que usa XpertMart® para soportar la toma de decisiones avanzada que nos garantice encontrar el tan deseado �xito.

Resumiendo todo lo anterior podemos concluir que bas�ndonos en la informaci�n correcta y oportuna, la clave del �xito en el comercio al detalle, consiste en tener el producto correcto, al precio correcto, en el lugar correcto, en el momento correcto, en el color correcto y en la talla correcta (Ver diagrama 3.c)

Sin embargo, no obstante que la informaci�n es el motor del �xito, usualmente es lo que menos se controla y f�cilmente se puede cruzar la l�nea hacia el fracaso. Por ejemplo, cuando tenemos �xito vendiendo un producto y este se nos agota y no nos preocupamos por reponer su existencia, virtualmente estamos fracasando por que  el producto exitoso ya no est�, nuestro �xito se ha esfumado con la venta.

Si cuales quiera de los factores que nos llevan al �xito esta mal, irremisiblemente tarde o temprano el resultado final ser� el fracaso.

Un error muy com�n entre los comercios al detalle es que lo que se vende no se tiene y lo que no se vende se tiene en exceso (Ver diagrama 3.d)

 

El comercio al detalle es una actividad muy din�mica y debemos reponer a la brevedad todo producto exitoso. Entre mas �xito se tiene, mas din�mico se vuelve el proceso de venta.

Como dec�amos anteriormente, XpertMart® no es s�lo un punto de venta. En un Punto de Toma de Estad�sticas, con un punto de venta incluido.

En otras palabras es una mina de informaci�n, con su caja de herramientas para generarla (Ver diagrama 3.e)

 

4. XpertMart® el PTE Profesional

 

 

En el diagrama 3.f observamos los elementos b�sicos con que el PTE XpertMart® cuenta para llevar a cabo su an�lisis. Dicho de otra manera, son las herramientas que ocuparemos para generar nuestra mina de informaci�n.

Al centro del diagrama e igualmente del sistema tenemos el Inventario como el elemento a partir del cual se inicia todo el proceso. Este a su vez esta compuesto por:

 

 

 

 

XpertMart® tiene un esquema de Oficina Central y Tiendas. Aunque esto se ver� con detalle posteriormente, es importante recalcar algunos puntos como son las funciones principales que el sistema Central desempe�a.

 

 

 

 

 

Por su parte los sistemas de Tienda, una vez que han recibido la informaci�n creada por el sistema central sobre el Inventario, se encargan de realizar todas las transacciones de las que parte nuestra mina de informaci�n y que explicamos brevemente a continuaci�n.

 

 

 

XpertMart® utiliza el sistema de costos Promedio. En los recibos tambi�n se procesan los costos, promediando el costo de lo que se recibe con el costo de lo que ya tenemos en Inventario.

 

Tambi�n XpertMart® cuenta con la herramienta Cost Audit la cual conserva el registro detallado de cada entrada incluyendo la fecha, hora, y folio de documento. Esto nos permite saber con exactitud el efecto que cada recepci�n tuvo sobre los costos.

 

 

 

 

 

 

5. Esquema de Control de XpertMart®

 

Para hablar del Control del Negocio que tendremos al usar XpertMart®, hagamos nuevamente una comparaci�n con los sistemas tradicionales respecto a las herramientas y m�todos con que cada sistema cuenta para tal efecto.

 

 

Sin embargo detr�s de esto se haya un sinn�mero de posibilidades de descontrol no s�lo en el punto de venta sino en todas las �reas en las que no se establece un documento que de respaldo a cada operaci�n. Recordemos que si no hay control los que lo sepan lo van a aprovechar.

 

 

1. No se har� ning�n pago a proveedores si estos no presentan copia de la recepci�n v�a sistema

 

2. Para cada hoja de Salida, debe existir en sistema su correspondiente entrada.

 

3. Toda venta debe ser registrada y entregado el comprobante al cliente.

 

4. Llevar a cabo conteos peri�dicos que corroboren la confiabilidad de los datos.

 

Por �ltimo, aunque ya se mencion�, es importante recalcar que cualquier documento que ya haya afectado el Inventario, no podr� ser editado por ning�n medio, con lo que terminamos por asegurar el control que con XpertMart® tendremos de la informaci�n

 

6. Sincronizaci�n

 

Ya se habl� de la existencia de un Sistema Central que gobierna la informaci�n del Inventario y sus cat�logos, as� como un Sistema para Tiendas que se encarga de registrar las transacciones hechas en el punto de venta.

Ahora bien, �c�mo se hace la transmisi�n de datos de una estaci�n a otra?. La respuesta es; a trav�s de la Sincronizaci�n. (Ver diagrama 3.h)

 

 

 

 

 

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